Tata Ruang Kantor
Thursday, July 25, 2013
Wednesday, July 24, 2013
Definisi/Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris,
yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor
diantaranya, sebagai berikut :
- Menurut
George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang
kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan
ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang
praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan
kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
- Menurut
Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan
sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia” (1956:117).
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan
kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam
meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik
akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
- Mencegah
penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir
yang sebetulnya tidak perlu.
- Menjamin
kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
- Memungkinkan
pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu
dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
- Mencegah
para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu
bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Salah satu factor penting yang turut
menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha adalah penyusunan tempat kerja dan
alat perlengkapan kantor dengan sebaik – baiknya. Penyusunan alat – alat kantor
pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan
bekerja bagi para pegawai di sebut tata ruang perkantoran.
Tata ruang yang baik akan bermanfaat
bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada
prinsipnya impelementasi tata ruang yang baik akan diperoleh keuntungan –
keuntungan sebagai berikut :
·
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar
– mandir yang sebetulnya tidak perlu.
·
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
·
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatuluas lantai
tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak – banyaknya.
·
Mencegah pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui
suatu bagian tertentu.
Dalam menyusun ruang untuk kerja
perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan pula
syarat – syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang
baik. Tujuannya adalah :
·
Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak
yang sependek mungkin.
·
Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancer.
·
Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
·
Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat dipelihara
·
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
·
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang
baik tentang organisasi tersebut.
·
Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktu – waktu diperlukan
Menurut Geoffrey Mills dan Oliver
Standing ford ahli perkantoran Inggris menegaskan bahwa berbagai tujuan
penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :
·
Persyaratan perundang – undangan dipenuhi
·
Ruang dimanfaatkan semaksimal mungkin Pelayanan tersedia sepanjang
diperlukan : tenaga listrik, telepon, air, dll
·
Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
·
Pengawasan dapat melihat para petugas bekerja
·
Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara
·
Komunikasi dan arus kerja diperlancar
·
Lalu lalang juru tata usaha diantara meja – meja dan lemari arsip
dipermudah
·
Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian harap dipisahkan
·
Saling mengganggu diantara para pegawai harus dihindari
·
Kebebasan diri dan keamanan sangat diperlukan
a) Asas –
asas Tata Ruang kantor
Ada 4 asas pokok tata ruang kantor:
·
Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal – hal
khusus, suatu tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian
suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. Dalam hal ini garis lurus
antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan
menempatkan alat – alat. Asas ini dijalankan sejauh mungkin.
·
Asas mengenai rangkaian kerja
Tata ruang yang baik adalah yang
menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan
dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini
merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek
·
Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Tata ruang yang baik adalah yang
mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang
berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke
atas maupun ke bawah. Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan
tidak terpakai
·
Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Tata ruang yang baik adalah yang dapat
diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan
biaya yang besar. Demikian lah beberapa pedoman yang harus dijadikan pedoman
apabila hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja perkantoran baik
perusahaan maupun lembaga pendidikan.
Macam
– macam Tata Ruang Kantor
Pada dasarnya,
dikenal empat macam tata ruang, yaitu :
1. Tata ruang
berkamar (Cubcile Type Offfice)
Adalah ruang
untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar.
2. Tata ruang
kantor terbuka (Open Plan Office)
Adalah ruang
besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja sama-sama
di ruangan termaksud tanpa dipisah oleh penyekat.
3. Tata ruang
kantor berhias atau berpanorama/bertaman (Land Scaped Offices)
Adalah ruangan
untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorsi, dan lainnya. Bentuk ruangan
kanntor behias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak
seperti pemanadangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang
nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
4. Tata ruang
kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tat
ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias.
TATA RUANG PERKANTORAN
1. I. Perancangan
Tata Ruang
Istilah tata ruang kantor berasal dari
bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut
jugaLayout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin,
dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
1. Menurut George Terry
yang dimaksud pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah
penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci
dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor
fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang
layak” (1988:200).
2. Menurut Littlefield
dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan
perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).
Tata ruang kantor disusun berdasarkan
aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para
pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang
kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
1. Mencegah penghamburan
tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya
tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran
proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian
ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan
untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai
di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.
(The Liang Gie, 1983:162).
Dalam menyusun ruang
untuk kerja perkantoran,ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan
pula syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tataruang kantor yang
baik. tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu adalah :
a) Pekerjaan di kantor itu dalam
proses pelaksanaanya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
b) Rangkaian aktivitas tatausaha
dapat mengalir secara lancer.
c) Segenap ruang dipergunakan
secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
d) Kesehatan dan kepuasaan bekerja
para pegawai dapat terpelihara.
e) Pengawasan terhadap pekerjaan
dapat berlangsung secara memuaskan.
f) Pihak luar yang
mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang
organisasi itu.
g) Susunan tempat kerja dapat
dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu
diperlukan.
Dua ahli dari Inggris Geoffrey Mills dan
Oliver Standingford menegaskan bahwa tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi
kantor ialah :
1. Legal requirements to
be fulfills ( persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi).
2. Space to be used to
the greatest advantage (ruang dipergunakan sampai manfaat ayng terbesar).
3. Services to be
available where needed: power,telephone,etc ( pelayanan-pelayanan tersedia
sepanjang diperlukan: tenaga,listrik,telepon,dan lain-lain).
4. Good working
conditions to be provided for everyone (persyaran kerja yang baik disediakan
bagi setiap orang ).
5. Supervision to be able
to see the staff at work ( pengawasan dapat melihat para petugas sedang
bekerja).
6. Sense of belonging and
loyalty to the working group fostered ( rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap
kelompok kerja dipelihara).
7. Movement of clerks
between desks and filling are made easy ( komunikasi dan arus kerja
diperlancar).
8. Noisy and distracting
operation segregated ( lalu lalang para juru tatausaha di antara meja-meja dan
lemari-lemari arsip dipermudah ).
9. Mutual interference
between clerks avoided ( pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian
dipisahkan )
10.Privacy and security
provided where necessary ( kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang
perlu).
Richard Muther merumuskan ada 6 asas pokok
tataruang yang terbaik. Walaupan asas – asas itu diperuntukkan bagi tempat keja
yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dalam penyesuaian seperlunya
dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tataruang perkantoran.
Beberapa asas itu ialah :
1. Asas mengenai jarak
terpendek. Dengan tidak mengabaikan hal – hal yang khusus,suatu tatauruang yang
terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh
jarak yang terpendek – pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik
adalah jarak yang terpendek.
2. Asas mengenai
rangkaian kerja. Suatu tataruang yang terbaik adalah yang menempatkan
para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut
– urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan
kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau
para pekerja atau alat – alat yang ditaruh berderet – deret menurut urutan
proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus
senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya., tidak
ada gerak mundur atau menyilang. Bentuknya dapat berupa garis bersiku – siku
atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.
3. Asas mengenai
penggunaan segenap ruang. Suatu tataruang yang terbaik ialah yang mempergunakan
sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai
saja ( ruang datar ), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke
bawah.
4. Asas mengenai
perubahan susunan tempat kerja. suatu tataruang yang terbaik ialah yang dapat
diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan
biaya yang besar.
Sebagai langkah pertama dalam
merencanakan tataruang kantor,hendaknya diketahui hubungan satuan yang
melaksanakan tatausaha itu dengan satuan – satuan lainnya. Demikian pula
hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Ini perlu untuk menentukan letak
yang tepat bagi satuan itu. Untuk menentukan letak itu ada beberapa pedoman
sebagai berikut :
1. Satuan – satuan yang
tugas pekerjaannya memang khusus melayani public hendaknya ditaruh di tempat
yang mudah didatangi orang – orang luar itu tanpa mengganggu satuan – satuan
lainnya. Tempat yang mudah didatangi itu biasanya di ruang terdepan gedung yang
bersangkutan. Atau buatkan lah papan penujuk yang membawa public terhadap
pegawai.
2. Satuan – satuan yang
pekerjaanya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada 1
tempat. Terutama pada gedung yang bertingkat – tingkat penempatan pada lantai
yang sama harus dilakukan. Bagi public hal ini juga merupakan pelayanan yang
baik, karena tak usah mondar – mandir atau naik – turun tangga kalau harus
pergi dari 1 bagian ke bagian lain.
3. Satuan pusat yang
mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu hendaknya diberi
tempat di tengah – tengah, sehingga satuan – satuan lainnya dapat mudah
menghubunginya.
4. Satuan yang tugas
pekerjaannya bersifat sangat gaduh,misalnya sebuah percetakan hendaknya
dijauhkan dari satuan – satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya
bagian perencanaan.
Salah satu keputusan strategis yang
perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout perkantoran adalah apakah
menggunakan konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau
menggabungkan keduanya.
Tataruang perkantoran dapat dibedakan
menjadi 2,yaitu :
§
Ø Tata ruang kantor terpisah.
Susunan ruangan untuk bekerja
terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang
terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibuat pemisah buatan. Konsep
kantor konvensional / terpisah banyak menggunakan dinding permanent yang
secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu
birokrasi.
§
Ø Tata ruang kantor yang terbuka
Menurut susunan Ruangan kerja yang
dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar
terbuka. konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada
konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan
ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan
masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat,
peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung
tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama
antar pegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi
terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998)
juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang
diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif.
Dengan berbagai kelebihannya konsep ini
telah digunakan oleh lebih dari dua pertiga kantor di dunia. Dan yang
menggabungkan konsep konvensional dengan konsep terbuka (Myerson, 2005).
Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan
perubahan layout, walaupun masalah privasi dan gangguan suara yang didapat
pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat
perhatian.
Menurut Quible (2001), ada beberapa
factor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep terbuka antara lain:
a) Penggunaan dinding permanent
yang minim
b) Penempatan masing-masing unit
kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing
pekerjaan
c) Memberikan perhatian khusus
terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang
nyaman. Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari
sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya.
d) AC dan kotrol kelembaban yang
terpusat akan mudah dikendalikan.
e) Pola warna dan pengaturan
furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai.
Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan
menambah estetika area tersebut.
1. Keefektivitasan Tata
Ruang Kantor Terbuka
§
Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
§
lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
§
Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
§
Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka
lebih mudah menampungnya.
1. Kelebihan dan
kekurangan
Menurut Quible (2001), beberapa
kelebihan konsep ini antara lain :
1. biaya perubahan layout
sangat murah dibandingkan konsep konvensional.
2. biaya instalasi
pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.
3. pengurangan jumlah
dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang
tersedia.
4. meningkatkan
produktivitas melalui efisiensi arus kerja, meningkatkan komunikasi,
meningkatkan moral, keterlibatan emosional pegawai, serta meningkatkan
kenyamanan mereka.
5. menghemat energi
C. Kelemahannya konsep ini antara lain :
1. Kurang tersedianya
privasi dalam ruang kantor
2. Ketidaksesuaian dengan
struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis
3. Kurang efektif bagi
pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi
keuangan.
1. II. Persyaratan
Lingkungan Fisik
Setiap kantor mempunyai persyaratan
lingkungan fisik yang harus diperhatikan. Sebagai contoh di Inggris 1963
yang ditetapkan dalam undang-undang tentang kantor (the offices Act) salah
satunya tentang persyarata lingkungan fisik (Physical conditions) yang harus di
usahakan setiap kantor. Syarat-syaratnya yaitu :
§
Kebersihan
§
Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai.
§
Suhu udara
§
Ventilasi
§
Penerangan cahaya
§
Fasilitas keehatan
§
Fasilitas cuci
§
Air minum
§
Tempat pakaian
§
Tempat duduk
§
Lantai, lorong(gang), tangga
§
Mesin
§
Beban berat
§
Pertolongan pertama
§
Penjagaan kebakaran
§
Pemberitahuan kecelakaan
Ada empat hal penting yang mempengaruhi
efisiensi dalam pekerjaan kantor yaitu cahaya, warna, udara, dan suara.
ü Cahaya
Cahaya penerangan buatan manusia dapat
dibedakan menjadi 4 :
1. Cahaya langsung
Cahaya ini memancar lansung dari
sumbernya ke permukaan meja. Bila menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya
bersifat tajam. Bayangan yang ditimbulakannya sangat jelas. Cahaya ini
menimbulkan kelelahan pada mata. Jadi penerangan lampu cahaya langsung
sebetulnya tidak baik untuk digunakan.
1. Cahaya setengah
langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya
dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna
seperti susu. Cahaya tersebar keseluruh juru3an sehingga tidak beghtu tajam
tetapi cahaya tetap lasung jatUh ke permukaan meja sehingga memantul
kearah mat` pekerja. Hal ini kuranG memuaskan tetapi lebih bAik dari pada
#ahayalangsunG.
1. Cahaya setengah tak
langsung
Cahaya ini terjadi akibat pantulan dari
langit-langit dan dinding ruangan sebagian lagi dari tudung kaca. Cahaya ini
sudah cukup baik dari pada cahaya setengah langsung. Sifat bayang-banyangnya
sudah tidak begitu tajam.
1. Cahaya tak langsung
Penerangan lampu terbaik adalah cahaya
langsung.sifat cahaya ini sudah lunak dan tidak akan menimbulkan kelelahan pada
mata. Karena cahaya ini tersebar keseluruh penjuru dan tidak menimbulkan bayangan
.
ü Warna
Bersama-sama dengan cahaya, warna
merupakan factor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para
pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan
memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya,
kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara.
Para ahli membedakan tiga (3) warna
pokok, yaitu : merah, kuning, dan biru. Merah adalah warna menggambarkan panas,
kegembiraan dan kegiatan kerja. Sebagai alat untuk merangsang pancaindra da
jiwa agar bersemagat dalam melaksanakan suatu pekerjaan, warna merah tepat
untuk dipergunakan.
Warna kuning menggambarkan kehangatan
matahari. Warna ini terutama merangsang mata dan saraf, pengaruh mental yang
dapat ditimbulkan adalah perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan
tertekan.
Warna biru adalah warna adem. Sebagai
warna langit dan samudra, warna biru ini menggambarkan keluasan dan
ketentraman. Oleh karna itu warna ini menpunyai pengaruh mengurangi ketegangan
otot-otot tubuh dan tekanan darah.
ü Udara
Mengenai factor udara ini yang penting
sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Tubuh manusia
secara terus menerus mengeluarkan panas agar dapat hidup terus. untuk dapat
memancarkan panas itu perlulah udara disekelilingnya mempunyai suhu yang lebih
rendah dari pada suhu badan manusia.
Udara di Indonesia terlampau panas dan
lembab, sehingga orang tidak dapat meman carkan panas dari tubuhnya dengan
sebaikbaiknya. Udara yang panas membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan
kurang bersemangat. Di Indonesia nilai kelembapannya udaranya rata-rata lebih
daripada 70%. Mengenai besarnya suhu udara, hal ini berbeda dari satu tepat
ketempat lain .
Prof. Soetarman mengemukakan beberapa
hal sebagai usaha yang dapat mengatasi udara yang panas lembab itu:
§
Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat Air Conditioning
§
Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruangan kerja
§
Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh pekerja
ü Suara
Untuk mengatasi factor suara yang
sering-sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaklah diperhatikan
letak alat-alat gaduh seperti telah diterangkan dalam pembahasan
sebelumnya. Usaha-usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai
alat-alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai
lapisan-lapisan penyerap suara. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan ialah
misalnya mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk
pesawat telepon ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup
rapat. Dengan demikian suara-suara dari mesin-mesin yang gaduh tidak mengganggu
suasana ruangan kerja yang aman/ haning.
Suatu cara yang akhir-akhir ini
dijalankan diluar negeri untuk menambah efisiensi kerja ialah menggunaan music.
Dari percobaan-percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut
dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kejenuhan serta menambah kegembiraan
kerja.
·
PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR
Menurut Quible (2002), Layout
menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan
kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang
mendalam bagi si pegawai.
Menurut Littlefield
dan Peterson (1956), layout merupakan
penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia.
Menurut Terry (1966),
layout sebagai proses penentuan
kebutuhan akan ruang dan tentang pengugunaan ruangan secara terperinci guna
menyiapkan susunan yang praktis dari faktor – faktor fisik yang dianggap perlu
untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak
·
MANFAAT
TATA RUANG KANTOR
Tata ruang kantor tang baik akan
bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelsaikan pekerjaan. Pada
pokoknya akan diperolej keuntungan – keuntungan sebagai berikut :
1. Mencegah penghamburan
tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak – balik yang seharusnya
tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran
proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian
ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan
untuk keperluan yang sebanyak – banyaknya.
4. Mencegah para pegawai
di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
·
KRITERIA
PENYUSUNAN LAYOUT
Berikut ada beberapa kriteria penyusunan
layout diantaranya :
2. Penggunaan ruang yang
efektif
3. Keselamatan barang –
barang yang diangkut
4. Fleksibel
5. Kemungkinan ekspansi
masa depan
6. Biaya diusahakan
serendah mungkin
7. Aliran material yang
baik
·
LANGKAH
– LANGKAH PERENCANAAN LAYOUT
Langkah – langkah perencanaan layout :
1. Melihat perencanaan
produk yang menunjukan fungsi – fungsi dimiliki produksi tersebut
2. Menentukan
perlengkapan yang akan dibutuhkan dan memilih mesin – mesinnya
3. Analisa dan
keseimbangan urutan pekerjaan, flow casting dan penyusunan diagram blok
daripada layout
·
AZAS
POKOK TATA RUANG
Azas pokok tata ruang dibagi menjadi
empat macam yaitu :
1. Azas jarak terpendek,
ialah jarak antara dua titik dalam dua garis lurus
2. Azas rangkaian kerja,
ialah penempatan para pegawai dan alat -alat kantor menurut rangkaian yang
sejalan dengan urutan – urutan penyelesaian pekerjaan
3. Azas penggunaan
segenap ruang, ialah apabila mungkin ada ruangan yang tidak terpakai, tidak
hanya yang berupa lantai, tapi juga vertikal ke atas maupun kebawah
4. Azas perubahan susunan
tempat kerja, ialah apabila diperlukan dapat berubah dengan mudah misalnya :
- Perubahan proses kerja / prosedur
kerja kantor
- Penemuan teknologi baru dan lain – lain
·
TATA RUANG KANTOR TERBUKA
Tata ruang kantor terbuka adalah suatu
jenis tata ruang di mana masing – masing pegawai tidak dibatasi oleh kamar –
kamar atau sekat – sekat tertentu
Tata ruang terbuka mempunyai beberapa
keuntungan diantaranya :
1. Memungkinkan
pengawasan lebih efektif terhadap pelaksanaan kerja pegawai
2. Lebih memudahkan
hubugan antar pegawai karena tidak adanya sekat – sekat yang membatasi
3. Lebih memudahkan
penyebaran cahaya dan sirkulasi udara
4. Memudahkan penyesuaian
bila terjadi perubahan seperti penambahan dan pengurangan pegawai atau
penambahan dan pengurangan perabotan kantor
5. Relatif lebih murah
dari segi biaya dan lebih mudah didalam pembuatannya
Tata ruang terbuka juga mempunyai beberapa
kelemahan diantaranya :
1. Sulitnya privacy atau
menjaga hak pribadi karyawan
2. Seringnya timbul
gangguan dari aktivitas lebih yang dilakukan oleh salah satu karyawan
3. Sulitnya menjaga
kerahasiaan pekerjaan, bila pekerjaan bersifat rahasia
TATA
RUANG KANTOR TERTUTUP
Tata ruang kantor tertutup adalah tata
ruang kantor untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar – kamar.
Banyak
keuntungan dari tata ruang kantor tertutup diantaranya sebagai berikut :
1. Terjaganya rahasia
kerja pegawai karena ia berada di ruangan tersendiri
2. Tidak terganggunya
aktivitas pegawai dan aktivitas lebih karyawan lain
3. Menimbulkan kesan
positif pada relasi karena perusahaan dianggap lebih menghargai pegawai
4. Memudahkan
pemeliharaan peralatan dan perabotan kantor
Adapun kelemahan
dari tata ruang tertutup adalah sebagai berikut :
1. Biaya tata ruang
menjadi relatif mahal
2. Ruangan yang tersedia
hanya dapat dimanfaatkan untuk sedikit pegawai saja
3. Hubungan pribadi antar
pegawai menjadi kurang erat karena masing – masing dibatasi oleh ruang – ruang
sehingga menyulitkan pegawai mengadakan komunikasi langsung
4.
Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan
Subscribe to:
Posts (Atom)